TPM administration

Syftet med TPM administration är att kartlägga och förbättra arbetssätten inom adminstration och ge den bästa möjliga servicen till kunderna genom att förmedla tjänsten i rätt tid, i rätt kvantitet, och kvalitet till en så låg kostnad som möjligt.

Varför införa TPM administration

 

Att skapa en effektiv administration kan ge följande vinster:

 

· Kundstyrd process

· Kortare ledtider

· Rätt information

· Lägre kostnader

· Ökad flexibilitet

· Bättre kompetensutnyttjande

TPM administration

 

TPM administration är en byggsten i utvecklingsprogrammet i TPM, men kan även appliceras enskilt för att effektivisera och likrikta administrationen i industri och tjänsteföretag.

 

Upplägget i TPM administration tillgodoser personalens behov av kunskap i varje steg inom TPM admistration genom att varva teori med praktisk tillämpning. Resultatet vidmakthålls över tiden genom ett standardiserat arbetssätt som utvecklats utifrån företagets behov och förutsättningar.

Tillvägagångsätt

 

Utvecklingsprogrammet inom TPM administration bygger på teori varvat med praktik i varje steg i en 7 stegstrappa. Allt eftersom administrationen utvecklas för att kunna ta ett nytt steg i trappan revideras föregående steg. För att kunna gå vidare i utvecklingstrappan så måste tidigare steg vidmakthållas.

 

Upplägget utförs mot ett pilotområde/avdelning för att sedan sprida vidare programmet till andra avdelningar.

Grundläggande rengörning

Det första steget är att skapa upp team och genomföra en grundläggande rengörning och skapa ordning & reda (5S) på pilotområdet.

Motåtgärder vid källan till problem

Det andra steget är att genomföra en värdeflödesanalys av processen och personalen för att klargöra vad man jobbar med och vilka dokument/aktiviteter som är icke värdetillförande.

Standardisering

Det tredje steget är att standardisera kontorsrutiner.

 

· Hur viss information skall lagras på papper

 

· Arkiveringsrutiner

 

· Standardiserade dokumentmallar innehållande t. ex (Utfärdare, tillverkningsdatum, giltighetstid, sökväg, om och i så fall hur dokumentet skall arkiveras, aktuell utgåva, sekretess nivå, om avsändaren önskar svar, hur det är distrubierat)

 

· Hur bokas gemensamma ytor t. ex mötes rum

 

· Felanmälan av felaktiga administrativa verktyg t. ex kopiator, skrivare osv

 

· Beställning av kontorsmaterial

 

· Skapa mötesstruktur

 

Administrativ träning

Det fjärde steget är att kartlägga den gemensamma tillgången och behovet av administrativ kompetens samt mäta kompetensgapen utifrån behovet, sedan tas kompetensutvecklingsstrategier och individuella utvecklingsplaner fram.

 

Kunskapen sprids sedan med hjälp av instruktioner och enpunktutbildningar t. Ex byte av toner i en skrivare.

Rationalisering av administration

Det femte steget är att utifrån den värdeflödesanalys som utfördes ta fram en rationaliserings plan för att effektivisera den administrativa ytan genom att förbättra de delar som inte är värdetillförande och nödvändig för kunden.

Följa upp och visualisera resultatet mot uppsatta mål, framtagen rationaliseringsplan, den administrativa ytans utseende, före och efter bilder, resultat och uppsatta mål mm på t.ex. en visualiseringstavla.

Organisera arbetsplatsen

Det sjätte steget är att utvärdera och förbättra arbetsplatsens utformning för att kunna möjliggöra ett effektivt arbete utifrån ergonomi , miljöpåverkan och säkerhet.

Kundstyrt arbete

Det sjunde steget är att tydligt definera kunden och kundens förväntningar, samt följa upp kundtillfredsställese som underlag till fortsatt förbättring. För att säkerställa ett bra kund/leverantörsförhållande så schemaläggs kundträffar.

 

Ansvarig för verksamhetsutveckling

Tommy Östholm 076-1462902

tommy@htindustrial.se

TPM administration

Boka in ett inledande möte

 

Om utvecklingsprogrammet i TPM administration genom utbildning ligger i linje med ditt företags strategiska plan framåt så kontakta mig så bokar vi ett inledande möte hos er, mötet brukar ta ca 3 timmar och är givetvis gratis och helt förutsättningslöst.

 

Omfattningen på utvecklingsprogrammet är i regel 2-3 dagar i månaden under 5-7 månader beroende på företagets storlek och förutsättning.